Koszt rekrutacji pracownika, jak go policzyć i z czego się składa
Koszt rekrutacji składa się z wielu elementów, a ogłoszenie jest tylko jednym z nich. Poniżej rozkładamy go na części i liczymy na przykładzie, żebyś mógł zrobić ten sam rachunek dla własnego stanowiska i uczciwie porównać własny proces z agencją.
Koszty bezpośrednie
To wydatki, które widać na fakturach i w wyciągu z konta. Łatwo je zsumować, dlatego zwykle tylko je ktoś liczy.
- opłata za publikację ogłoszeń na portalach i w mediach społecznościowych
- opłata za narzędzie lub system rekrutacyjny
- prowizja agencji, jeśli z niej korzystasz
- koszt testów, zadań praktycznych i weryfikacji referencji, jeśli je stosujesz
Agencje rozliczają się zwykle procentem rocznego wynagrodzenia kandydata, więc im wyższa pensja, tym wyższy koszt. Dlatego przy tym samym procencie obsadzenie stanowiska kierowniczego kosztuje wielokrotnie więcej niż stanowiska początkowego.
Koszty ukryte
Największym kosztem są godziny osób, które przeglądają zgłoszenia, odpisują kandydatom i prowadzą rozmowy. Te godziny nie pojawiają się na żadnej fakturze, ale ktoś musiał je odjąć od swojej zwykłej pracy.
Drugą pozycją jest czas przyszłego przełożonego. Bierze udział w rozmowach, ocenia zadania i podejmuje decyzję, a w tym czasie nie zajmuje się swoimi obowiązkami.
Trzecia pozycja to koszt pustego stanowiska. Jeśli praca nie jest wykonywana, ktoś ją przejmuje kosztem własnych zadań albo zostaje niewykonana, a zespół pracuje pod większą presją. Im dłużej trwa rekrutacja, tym ta pozycja jest większa.
Rachunek na konkretnych liczbach
Przyjmijmy stanowisko z wynagrodzeniem 7 000 zł brutto miesięcznie, czyli 84 000 zł rocznie. Potraktuj je jako założenia. Wpisz własne, a wynik będzie dotyczył Twojej firmy.
Załóżmy, że ogłoszenia kosztują 1 200 zł. Osoba prowadząca rekrutację poświęca 30 godzin na przegląd zgłoszeń, wiadomości i rozmowy wstępne, przy stawce 70 zł za godzinę, czyli 2 100 zł. Przyszły przełożony poświęca 10 godzin na rozmowy końcowe i ocenę zadań, przy stawce 100 zł za godzinę, czyli 1 000 zł. Stanowisko pozostaje puste przez 6 tygodni, a wartość niewykonanej pracy szacujemy na 1 500 zł tygodniowo, czyli 9 000 zł.
| pozycja | własny proces | agencja z prowizją 15% |
|---|---|---|
| ogłoszenia i narzędzia | 1 200 zł | brak |
| prowizja agencji | brak | 12 600 zł |
| godziny osoby prowadzącej | 2 100 zł | brak |
| godziny przełożonego | 1 000 zł | 1 000 zł |
| puste stanowisko | 9 000 zł (6 tygodni) | 6 000 zł (4 tygodnie) |
| razem | 13 300 zł | 19 600 zł |
Prowizja 15% i krótszy czas obsadzenia to założenia, które możesz zmienić. Wynik pokazuje coś ważnego: prowizja agencji odpowiada tu za większość różnicy, a oszczędność czasu musiałaby być bardzo duża, żeby ją pokryć.
Koszt błędnego zatrudnienia
Jeśli nowa osoba odejdzie w okresie próbnym albo trzeba się z nią rozstać, rekrutację trzeba powtórzyć. W przykładzie wyżej to kolejne 13 300 zł, bo cały rachunek zaczyna się od początku. Do tego dochodzi czas wdrożenia, który się nie zwrócił. Przy 20 godzinach przełożonego po 100 zł daje to dodatkowe 2 000 zł, czyli 15 300 zł za nieudane zatrudnienie.
Nie liczymy tu wpływu na zespół, który widzi, że kolejna osoba odchodzi, ani utraconych relacji z klientami. To koszty trudne do wyceny, ale realne.
Dlatego tanio nie znaczy dobrze. Pieniądze wydane na jasne kryteria oceny, pytania selekcyjne i ustrukturyzowaną rozmowę zwracają się, jeśli unikniesz choć jednej powtórki.
Jak to policzyć dla własnego stanowiska
Zsumuj koszty bezpośrednie. Dolicz godziny wszystkich osób zaangażowanych w proces, pomnożone przez ich stawkę. Dodaj koszt tygodni, w których stanowisko jest puste. Wynik podziel przez liczbę obsadzonych stanowisk, jeśli rekrutujesz kilka osób na raz.
Przy kilku wakatach rocznie warto porównać dwa modele. Pierwszy to prowizja za każde obsadzone stanowisko, drugi to stały abonament niezależny od liczby ogłoszeń. Kalkulator w planie rekrutacji Werbuj zestawia własny proces, agencję i abonament na Twoich danych.
Jak obniżyć koszt rekrutacji
Skróć czas od ogłoszenia do oferty, bo to zmniejsza największą pozycję, czyli puste stanowisko. Ustaw kryteria przed rozmowami, żeby ograniczyć liczbę rozmów, które i tak nie kończą się ofertą. Zbieraj polecenia od pracowników, bo polecani kandydaci często omijają płatne kanały.
Stały abonament zamiast prowizji pomaga, gdy rekrutujesz kilka razy w roku, bo koszt przestaje rosnąć razem z wynagrodzeniem kandydata. Więcej o porównaniu modeli znajdziesz na stronie firma rekrutacyjna.
Policz koszt na własnych liczbach
Wpisz stanowisko i widełki, a plan zestawi własny proces, agencję i abonament. Rachunek z artykułu zrobisz na swoich danych.