Proces rekrutacji pracowników, jak go uporządkować od pierwszego ogłoszenia
Uporządkowany proces rekrutacji oznacza, że każdy wie, co robi, kiedy i w jakim miejscu zapisuje wynik. Bez tego kandydaci czekają, a zespół nie ma pewności, kogo oceniać. Poniżej opisujemy sześć elementów, które wystarczą, żeby proces działał przy kilku rekrutacjach rocznie.
Ustal role
Wskaż osobę odpowiedzialną za cały proces, osobę oceniającą merytorycznie i osobę, która kontaktuje się z kandydatami. W małej firmie to mogą być dwie osoby albo nawet jedna, ale role warto nazwać, żeby było jasne, kto odpowiada za co.
Każde stanowisko ma jednego właściciela, nawet jeśli rozmowy prowadzi kilka osób. Właściciel pilnuje terminów i wie, na którym etapie jest każdy kandydat. Bez niego zgłoszenia wiszą w skrzynkach, a decyzje się odwlekają.
Ustal etapy i terminy
Zapisz etapy: zgłoszenie, selekcja, rozmowa, zadanie, decyzja, oferta. Nie każde stanowisko potrzebuje wszystkich, ale kolejność powinna być z góry znana. Przy każdym etapie określ maksymalny czas odpowiedzi dla kandydata, na przykład dwa dni robocze na pierwszą wiadomość.
Zapisane terminy działają w obie strony. Kandydat wie, czego się spodziewać, a zespół ma konkretną datę, do której musi zrobić swoją część. Szczegółowy opis etapów znajdziesz we wpisie etapy rekrutacji pracownika.
Jedno miejsce na dane
Zgłoszenia, notatki i oceny powinny leżeć w jednym miejscu, a nie w skrzynkach mailowych i prywatnych arkuszach. Gdy ktoś jest na urlopie, reszta zespołu nadal musi widzieć stan każdego kandydata.
Pipeline pokazuje etap i historię kontaktu, a ATS rekrutacja zastępuje arkusz, który nie przypomina o terminach. Jedno miejsce to też lepsza ochrona danych, bo dostęp mają tylko osoby zaangażowane w rekrutację.
Jednolita ocena
Kryteria i wagi ustawione przed pierwszą rozmową sprawiają, że decyzje są porównywalne. Wybierz od trzech do pięciu kryteriów, na przykład doświadczenie, umiejętności praktyczne i dopasowanie do zespołu, i przypisz każdemu wagę.
Każda osoba wystawia oceny samodzielnie, a dopiero potem zespół porównuje wyniki. Dzięki temu pierwsza opinia nie wpływa na pozostałe. Różnice w ocenach są cenną informacją, bo wskazują, o co trzeba dopytać na kolejnej rozmowie.
Komunikacja z kandydatami
Odpowiadaj każdej osobie, także tej, która odpada. Krótka wiadomość buduje wizerunek firmy i zwiększa szansę, że kandydat wróci przy następnej rekrutacji lub poleci Cię znajomym.
Przygotuj kilka gotowych szablonów: potwierdzenie zgłoszenia, zaproszenie na rozmowę, odpowiedź odmowna i oferta. Pozwala to utrzymać ton firmy i oszczędza czas, a każdy szablon możesz dopasować do konkretnej osoby jednym zdaniem.
Mierz czas
Najprostszy wskaźnik to liczba dni od publikacji ogłoszenia do podpisania oferty. Gdy rośnie, sprawdź, na którym etapie kandydaci czekają najdłużej. Zwykle okazuje się, że to jedno wąskie gardło, na przykład brak terminów u przełożonego.
Zapisuj też, z jakiego źródła pochodził kandydat, którego zatrudniłeś. Po kilku rekrutacjach zobaczysz, które kanały warto utrzymać, a z których zrezygnować. To pozwala obniżać koszt kolejnych rekrutacji, o którym piszemy we wpisie koszt rekrutacji pracownika.
Zaplanuj proces od początku do oferty
Wpisz stanowisko, a oś czasu z etapami i pytaniami selekcyjnymi powstanie od razu, bez rejestracji.