Etapy rekrutacji pracownika krok po kroku od potrzeby do pierwszego dnia
Rekrutacja składa się z kilku etapów, a pominięcie któregokolwiek zwykle kończy się złym zatrudnieniem. Poniżej opisujemy każdy z nich w kolejności, w jakiej najlepiej go realizować, razem z orientacyjnym czasem i osobą, która za niego odpowiada.
Analiza potrzeby
Odpowiada przyszły przełożony razem z osobą decydującą o budżecie. Zajmuje to zwykle jeden do dwóch dni roboczych.
Zanim napiszesz ogłoszenie, odpowiedz na trzy pytania. Po co potrzebujesz tej osoby, jakie zadania przejmie w pierwszym kwartale i jaki budżet jest dostępny. Zastanów się też, czy zadania da się podzielić inaczej albo czy wystarczy zlecenie na czas określony. Bez tej analizy ogłoszenie będzie ogólnikowe i przyciągnie przypadkowych kandydatów.
Efektem tego etapu jest krótka notatka: cel stanowiska, trzy najważniejsze obowiązki, widełki wynagrodzenia i data, do której osoba ma zacząć pracę.
Opis stanowiska i ogłoszenie
Odpowiada osoba prowadząca rekrutację, a przełożony akceptuje treść. Przygotowanie zajmuje od kilku godzin do jednego dnia.
Na podstawie notatki powstaje opis stanowiska, a z niego ogłoszenie z obowiązkami, wymaganiami i widełkami. Pisz konkretnie, w języku, którym mówi kandydat. Rozdziel wymagania konieczne od mile widzianych, bo zbyt długa lista zniechęca osoby, które by się nadały. Wzór znajdziesz we wpisie ogłoszenie o pracę wzór.
Na tym etapie wybierasz też kanały publikacji. Dla stanowisk o dużej podaży kandydatów wystarczą portale z ogłoszeniami, dla trudniejszych warto dodać polecenia pracowników i kontakt bezpośredni.
Zbieranie i selekcja zgłoszeń
Odpowiada osoba prowadząca rekrutację. Przy typowej liczbie zgłoszeń to od kilku godzin do kilku dni, rozłożone na czas trwania ogłoszenia.
Zgłoszenia warto filtrować krótkimi pytaniami, a nie tylko CV. Dwa albo trzy pytania o doświadczenie i oczekiwania pokazują więcej niż trzystronicowy życiorys. Ustal kryteria i wagi przed pierwszym kontaktem, żeby ocena była porównywalna między kandydatami.
Odpowiadaj każdemu, także osobom odrzuconym. Krótka, uprzejma wiadomość kosztuje minutę, a buduje reputację pracodawcy. Wszystkich kandydatów trzymaj w jednym miejscu, na przykład w systemie ATS, żeby żaden nie zginął w skrzynce mailowej.
Rozmowy kwalifikacyjne
Odpowiada osoba prowadząca rekrutację przy pierwszej rozmowie i przyszły przełożony przy drugiej. Całość zajmuje zwykle jeden do dwóch tygodni, bo trzeba uzgodnić terminy.
Zwykle wystarczą dwie rozmowy. Pierwsza jest krótka i sprawdza dopasowanie: motywację, oczekiwania finansowe, dostępność. Druga jest szczegółowa i prowadzi ją przyszły przełożony. Dodaj zadanie praktyczne tam, gdzie da się je rzetelnie ocenić, na przykład próbkę pracy albo krótki scenariusz.
Zadawaj każdemu kandydatowi te same pytania i oceniaj odpowiedzi według tych samych kryteriów. Dzięki temu decyzja opiera się na faktach, a nie na pierwszym wrażeniu.
Decyzja i oferta
Odpowiada przyszły przełożony razem z osobą decydującą o budżecie. Decyzja powinna zapaść w ciągu kilku dni po ostatniej rozmowie.
Porównaj finalistów według wcześniej ustalonych kryteriów. Sprawdź referencje, jeśli to ma sens na tym stanowisku. Przygotuj ofertę z wynagrodzeniem, formą współpracy, datą startu i terminem na odpowiedź. Dobrych kandydatów inni pracodawcy też kuszą, więc im dłużej czekasz z ofertą, tym większa szansa, że ktoś Cię uprzedzi.
Zachowaj kontakt z finalistami, którzy nie dostali oferty. Mogą się przydać przy następnej rekrutacji.
Wdrożenie
Odpowiada przyszły przełożony. Pierwsze tygodnie decydują o tym, czy rekrutacja okaże się udana.
Przygotuj plan pierwszych trzydziestu dni: dostępy, spotkania z zespołem, pierwsze zadania i cele na koniec okresu próbnego. Wyznacz osobę, która odpowiada na pytania nowego pracownika. Po miesiącu zrób rozmowę, na której sprawdzicie, czy oczekiwania obu stron się zgadzają.
Warto też wrócić do całego procesu i zapisać, co zadziałało. Z każdą kolejną rekrutacją ten rachunek skraca się i obniża jej koszt, o czym piszemy we wpisie koszt rekrutacji pracownika.
Ułóż etapy na swoim stanowisku
Wpisz stanowisko, miasto i widełki, a etapy opisane w artykule dostaniesz jako gotową oś czasu z pytaniami selekcyjnymi.